REUNIÕES (ADMINISTRAÇÃO)

REUNIÕES

SEMINÁRIOS

SIMPÓSIOS

PALESTRAS

INTRODUÇÃO

Uma reunião é um agrupamento de pessoas que possuem interesses em comum ou assuntos em comum para serem tratados. Existem vários tipos de reuniões, as reuniões simples, como as reuniões familiares e festas entre amigos, por exemplo; os simpósios e seminários; os cultos e missas; os encontros cívicos; os shows artísticos e apresentações públicas; as palestras, os congressos, os painéis e conferências; e as festas de casamento e de aniversário; e, mais recentemente, as reuniões online, como lives via redes sociais e via videoconferência, por exemplo; entre outras.

A LINGUAGEM

Só é possível realizar com eficiência o ato de comunicação em geral quando todos ou a grande maioria dos elementos de comunicação estiverem presentes. Por exemplo: Quando um emissor competente em conhecimentos científicos usa uma mensagem sofisticada / técnica demais para apresentar uma teoria científica nova e revolucionária a um grupo de pessoas leigas no assunto provavelmente ele não vai conseguir sucesso em sua apresentação.

Não deixando de lado e não desvalorizando a linguagem coloquial nossa do dia a dia, é responsabilidade dos professores em geral (não apenas os professores da disciplina / matéria língua portuguesa) de ensino fundamental, ensino médio, ensino superior e ensino técnico o ensino das respectivas disciplinas / matérias baseado no uso das formas ou normas padrão da língua portuguesa, mas sem exageros pra não cair no ridículo. Por exemplo, várias daquelas velhas expressões de comunicação formais usadas no passado, no tempo do Brasil Império, por exemplo, não são mais usadas no presente, salvo raras exceções. O uso frequente delas passa uma má impressão de esnobismo e/ou pedantismo...

Para uma comunicação eficiente, o orador deve levar em consideração alguns fatores, entre eles o grupo social a que pertencem os ouvintes, seu nível cultural e de escolaridade, a natureza da mensagem a ser transmitida, valores em comum dos ouvintes e as condições de comunicação, incluindo o tempo disponível e a tecnologia disponível para expor o assunto.

A POSTURA CORPORAL

A postura ou linguagem corporal é uma parte integrante e visível da atividade de apresentação formal de um tema para estudos durante um seminário científico, técnico, acadêmico, cultural ou artístico. Trata-se de parte do comportamento visível e não verbal da pessoa que está expondo o tema no seminário, geralmente movimentos moderados durante a apresentação, como caminhar e gesticular no espaço frontal reservado para a apresentação. Entretanto devem ser movimentos relacionados com o tema escolhido para a apresentação, com uma boa dose de bom senso pra não ficar ridículo.

Recomenda-se que nos momentos iniciais da apresentação, a pessoa que está apresentando o tema no seminário fique mais próxima possível dos ouvintes sentados, mas durante o desenvolvimento do tema fique em um ponto mais alto da sala de apresentações, se houver esta opção, e no final da apresentação volte a se posicionar mais próxima possível dos ouvintes do seminário.

Não é recomendável colocar as mãos nos bolsos durante a apresentação, nem cruzar os braços. Também não é recomendável ficar de costas para os ouvintes, apenas o mínimo necessário para voltar ao ponto mais alto da sala após os minutos iniciais da apresentação. Outro detalhe, é melhor movimentar o corpo e gesticular em harmonia com os slides que estão sendo apresentados, no mesmo ritmo e sinalizando os mesmos significados.

Também não é recomendável o apresentador fixar o olhar em alguns poucos ouvintes, imagine uma divisão mental da sala em quatro partes e distribua seu olhar ou sua atenção entre os slides que estão sendo apresentados e cada uma das quatro partes da sala em que estão sentados os ouvintes.

O MEDO E O NERVOSISMO

Expor ideias diante de uma plateia ou público ouvinte em reuniões ou algum outro tipo de apresentação é um desafio, inclusive porque apresentar ideias próprias e / ou de terceiros em público tem a ver também com expor a si mesmo em público. A nossa autoconfiança é colocada à prova.

Visualize antecipadamente (imagine) o ambiente de apresentação e as reações dos ouvintes a cada informação, conceito ou opinião sua emitida em cada trecho ou parte da apresentação. Assim, você diminui o risco de ser surpreendido com reações não previstas dos ouvintes e que causem perplexidade em você e a apresentação seja assim prejudicada por falta de concentração sua ou por constrangimento seu.

Faça um treinamento ou ensaio prévio da apresentação na companhia de alguns amigos ou familiares seus e peça opiniões e observações deles, até criticas construtivas vindas deles podem, eventualmente, ser usadas para melhorar sua apresentação.

O medo é um mecanismo natural de defesa do ser humano para se proteger, por meio da fuga ou por meio do enfrentamento de algo que pode ser prejudicial ou que o ameace de alguma forma. Quando o ser humano está com medo, suas glândulas liberam adrenalina, que por sua vez aumenta a pressão arterial, uma reação necessária para preparar o corpo para a fuga ou para o enfrentamento da situação.

Isso significa que o medo natural em si não é prejudicial, o problema só acontece quando nós, seres humanos, tomamos uma decisão errada a partir da percepção de que há um problema sério que precisa ser enfrentado ou quando o mais prudente a fazer é fugir mesmo para evitar o pior.

Vale ressaltar ainda que o pânico é o medo em excesso, que praticamente paralisa ou torna temporariamente irracional a pessoa que está em perigo ou, pior ainda, muitas vezes ele ocorre em pessoas que não estão sequer em situação de perigo. Nesse caso, procure o mais rápido possível um psicólogo ou psiquiatra...

Levando esses conhecimentos para o lado da necessidade de se apresentar ou apresentar ideias, conceitos, opiniões e relatórios em público, o professor Reinaldo Polito sugere que o palestrante, o apresentador ou líder na reunião conheça bem o assunto a ser apresentado aos ouvintes durante o seminário ou outra apresentação pública ou privada. Dessa forma, o medo ou o nervosismo tende a diminuir ou desaparecer durante as apresentações.

SEMINÁRIO

Um seminário é uma reunião ou congresso de caráter ou natureza científica, acadêmica, profissional, cultural ou religiosa, com uma exposição inicial de um tema seguida de debates variados ou apresentações orais em torno dele. Um seminário pode ser também uma aula de nível universitário, com uma exposição inicial sobre um tema específico e posterior discussão sobre ele.

Geralmente, o seminário é aquele tipo de reunião com dezenas de pessoas, a maioria delas com o mesmo ou semelhante nível educacional ou intelectual, ou, ainda, com o mesmo ou semelhante interesse de aprendizado, mas que já possuem algum conhecimento prévio ou parcial sobre o assunto.

A origem da palavra seminário está relacionada à palavra sêmem, que significa semente. A palavra foi originada da palavra em latim seminarium, que significa viveiro de plantas ou sementeiras. A palavra seminário tem então o sentido de multiplicação ou reprodução do conhecimento, da informação e de ideias. Tem também o sentido de incentivar a reflexão sobre determinado tema.

O seminário é uma atividade intelectual predominantemente oral, porém a base do seminário, que contém o tema, e a partir da qual se desenvolvem as discussões e debates, é um texto escrito ou um trabalho gráfico a partir de programas como Word, Excel, Power Point ou Linux Apache.

Segundo o Dicionário Michaelis, o seminário é uma reunião para estudo sobre determinado assunto, caracterizada principalmente pelo debate sobre matéria em texto escrito. Em um contexto de administração de empresas, o termo em inglês equivalente a seminário é workshop, que significa reunião de pessoas, geralmente empresários, executivos e outros colaboradores da organização ou das organizações, para a tomada de decisão e solução de um problema, visando melhorias na organização.

O seminário pode ser também um gênero textual de transferência de conhecimento com foco principal na oralidade. O seminário pertence à categoria didática de exposição com base na transmissão de conhecimentos específicos, técnicos ou científicos, sobre um assunto relacionado a uma área do conhecimento humano.

REUNIÕES E DIÁLOGOS

Segundo o autor Reinaldo Polito, em seu livro Superdicas Para Falar Bem, a habilidade de conversar com naturalidade e com clareza pode ser útil em várias circunstâncias, desde o contato formal entre duas pessoas até reuniões entre profissionais, proferindo apresentações variadas, desde palestras até seminários, etc.

Segundo ele, se o objetivo da pessoa que toma a iniciativa da conversa é obter licitamente, pacificamente ou amistosamente informações de forma ágil, sugere-se que ele lance mão de perguntas objetivas e simples. Por exemplo: Quem? Há quando tempo? Onde? Quando? Como?

Entretanto, para iniciarmos a conversa por meio da qual pretendemos obter respostas objetivas não devemos esquecer de fazer os cumprimentos ou saudações iniciais para conseguir a simpatia e a colaboração do interlocutor. Um simples bom dia, boa tarde ou olá já ajuda a criar um clima pacífico e de colaboração...

Segundo o autor Reinaldo Polito, ser bem humorado contribui para viabilizar ou melhorar a comunicação entre duas ou mais pessoas, porém ele ressalta que ser bem humorado não significa parecer um palhaço ou bobo da corte entre as pessoas com as quais estamos nos comunicando. Também deve-se evitar vulgaridades e grosserias...

Seja cuidadoso também quando fizer brincadeiras... Segundo Reinaldo, se quando fizermos uma brincadeira entre duas ou mais pessoas houver necessidade posterior de explicar que se trata de uma brincadeira para desfazer o mal estar, ou seja, se durante a brincadeira não está claro para as pessoas presentes que se trata de uma brincadeira, então há um problema, talvez a brincadeira não tenha sido adequada, ou o momento não tenha sido adequado, ou a brincadeira tenha sido interpretada de forma equivocada, ou, pior ainda, a “brincadeira” tenha sido carregada com algum preconceito ou discriminação...

Não existe preconceito aceitável, todo preconceito é um conceito antecipado sobre algo, portanto o risco do preconceito ser injusto, deselegante, mau caráter, grosseiro (sem refinamento), inconveniente, mal educado, insociável, mal adaptado, mal acostumado, oportunista e inescrupuloso é muito alto, portanto é melhor evitá-lo... Se você costuma ter preconceitos contra uma classe social, uma etnia, uma cor ou raça, uma cultura diferente, um comportamento sexual, um gênero, uma nacionalidade ou uma religião as pessoas mais inteligentes, cultas e prudentes optarão por se afastar discretamente de você ou manterão alguma “distância segura” de você... Só “sobrarão” ao seu lado os interesseiros, os bajuladores e os tolos, só o lixo humano, e só enquanto você tiver dinheiro e/ou poder...

Portanto, seja cuidadoso com seus conceitos de cor, raça, etnia, gênero, religiões, sexualidade, estilo / moda, costumes, educação e cultura, nacionalidade, etc... Por outro lado, não seja falso ou bajulador, se não gosta de algo ou de alguma coisa, encontre um jeito de ser delicado, educado, polido, franco e honesto ao mesmo tempo...

Partindo do princípio científico (psicológico, psiquiátrico, antropológico, sociológico e histórico) de que o ser humano não é perfeito, aprender a rir ou aprender a não levar tão a sério erros menores e menos graves, deslizes e gafes cometidos no passado pode ser um alívio para a sua mente, estimulando ou despertando um clima de descontração e leveza, simpatia e naturalidade, um clima de cordialidade e gentileza nas relações que temos com as pessoas em geral, que pode ajudar nos relacionamentos sociais e profissionais.

A autocrítica também é positiva, é sinal de humildade, mas evite excessos... Por exemplo, evite expor demais suas próprias limitações físicas, emocionais ou intelectuais, como afirmar para pessoas com as quais ainda não tem intimidade, ou para colegas de trabalho que ainda não conhece bem, ou pessoas nas quais não confia totalmente, que tem raciocínio um “pouco lento” de manhã, um “pouquinho preguiçoso” para desempenhar certas tarefas de manhã, que é um pouco “burrinho” em matemática, desorganizado, etc...

Experimente usar histórias curtas (parábolas, por exemplo) ou analogias para ilustrar ou facilitar a compreensão de suas ideias e conceitos por parte de seus ouvintes ou interlocutores. Em algumas situações o uso de histórias ou analogias pode melhorar a comunicação quando se fala para um grupo de pessoas e se tenta passar um conceito, uma ideia ou opinião.

Evite o uso excessivo do “né?” a cada final de frase... Uma ou duas vezes é suportável, mais do que isso não dá... Evite também o excesso de “tá?”, “ok?”, “entende?”, “percebe?”, “não é verdade?”... Outro vício de comunicação: “ããã” ou “ééé” antes de qualquer frase ou entre uma frase e outra... Evite também o excesso de gerúndios... Por exemplo: "Vamos estar verificando"... "Vou estar falando com ele sobre isso"... Evite também o uso de linguagem coloquial ou gírias teen em reuniões formais de negócios. Por exemplo: "Tipo assim"...

Quem se propõe a fazer uma apresentação em público de um conteúdo relacionado a um tema está sujeito ao esquecimento de pelo menos uma pequena parte desse conteúdo e, pior ainda, está sujeito inclusive ao esquecimento desta parte no momento exato da apresentação dela. Quando, durante apresentações "der um branco" mantenha a tranquilidade, mantenha a calma. O desespero, o nervosismo e a vergonha são inimigos do apresentador, então adote algumas possíveis soluções antes da apresentação, por precaução, e durante a apresentação:

Ensaie a apresentação no dia anterior, de preferência com amigos e familiares assistindo.
Grave a apresentação e se veja no vídeo e, enquanto assiste, aproveite para fazer anotações de todas as partes principais do conteúdo apresentado, que servirão para você usá-las em uma situação embaraçosa como justamente essa de esquecimento. Portanto, mantenha essas anotações por perto durante sua apresentação, talvez você precise delas...
Durante a apresentação real para os ouvintes da reunião, repita a última frase dita antes do "branco" e se no final desta frase não conseguir lembrar a sequência use essas anotações do dia anterior.
Peça desculpas aos ouvintes enquanto estiver folheando as anotações em busca da informação esquecida e se não encontrá-la dê continuidade à apresentação sem essa informação esquecida, com ou sem a conclusão do tópico. Neste momento é importante manter a calma... Todos somos humanos, todos erramos uma vez ou outra...

Outra opção para sair dessa situação embaraçosa é usar a expressão “na verdade, o que eu quero dizer é”, e dar continuidade ao tópico atual usando uma abordagem diferente, com outras informações para chegar a mesma conclusão, ou ainda, passar para o tópico seguinte, com ou sem a conclusão do tópico atual.

ESTRUTURAS DAS REUNIÕES

As reuniões administrativas, sejam elas do setor público, privado ou não governamental, possuem, mais ou menos, uma estrutura semelhante. Parte do tempo de trabalho de investidores e executivos é gasta em reuniões, por isso a necessidade de racionalidade e praticidade da secretária ou assessor responsável pela organização da reunião. A reunião só deve ser convocada quando necessária, para evitar perda de tempo com problemas que poderiam ser resolvidos de outra forma. Uma das recomendações é agendar no máximo duas reuniões por dia, uma de manhã e uma à tarde, isso porque, embora as reuniões tenham horário para começar, na verdade muitas delas ultrapassam o horário planejado para terminar.

Por exemplo, uma reunião do tipo mesa redonda entre técnicos, gerentes e diretores de uma agroindústria, marcada para iniciar às 8 horas da manhã tem horário previsto de término para 10 horas, mas é possível que ultrapasse esse horário e vá até 11 horas da manhã, com intervalo de duas horas para almoço. Se possível, evite agendar outros compromissos para o seu chefe entre 10 horas e 11 horas da manhã. Converse com seu chefe sobre isso.

Esse tipo de reunião é conduzida por um moderador, provavelmente o seu chefe, geralmente de hierarquia mais elevada que os demais ou, pelo menos, mais experiente. Ele desempenha o papel de moderador durante a reunião, orientando e direcionando a discussão dos temas ou assuntos para evitar digressões ou desvios de foco, além de evitar bate-boca estéril. Quando a reunião tem caráter deliberativo, como, por exemplo, reuniões entre sócios ou acionistas, geralmente se realiza uma votação entre eles, sempre ou quase sempre levando em consideração o peso do voto de cada um deles, em porcentagem.

De modo geral, reuniões não devem ser interrompidas para anunciar visitas, telefonemas, coletas de assinaturas, etc.

Antes da reunião é importante preparar uma pauta, ou seja, uma previsão ou lista de temas que serão abordados, geralmente com a anotação das informações ou dados mais importantes para o desenvolvimento da reunião.

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